GTD und die Helfrecht-Methode – Überlegung zu Synergien

Auf der ewigen Suche nach dem einzigen und wahren System zur Ordnung und Organisation, zum Zeit-, Aufgaben- und Zielmanagement bin ich nun zu einer neuen Methode „konvertiert“: Helfrecht.

Wenn man sich in den letzten Jahren mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt hat und dabei die einschlägigen Blogs, Foren und sonstigen Webauftritte miteinbezogen hat, kam man an einigen großen Namen und Moden nicht vorbei. Da sei beispielsweise die Simplify-Bewegung um Seiwert und Küstemnacher genannt, Covey mit seinen 7 Habits oder auch Getting Things Done von David Allen.

Gerade mit letzterem habe ich mich angelegentlich beschäftigt, habe seine Bücher „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ und „Ich schaff das!“ gekauft und gelesen und mich mehr oder minder erfolgreich an der Umsetzung versucht. Denn es klang auch zu verlockend, was David Allen uns versprach: Mit GTD sei es möglich, einen Zustand des wasserklaren Geistes zu erreichen – quasi Satori für den gestreßten Multitasker in der Dienstleistungsgesellschaft– und jederzeit alles im Griff zu haben. Man müsse sich nur Klarheit über seine Aufgaben verschaffen und alle anstehenden Angelegenheiten in ein „Trusted System“, also eine verlässliche, individuell zu schaffende Struktur von Ablage, Listen und Plänen einpflegen, die sich _außerhalb des eigenen Kopfes_ befinden müsse und der man blind vertrauen kann. Diese sei nun regelmäßig durchzusehen und dann abzuarbeiten. So weit so einfach. Die Praxis allerdings zeigte, daß der Weg zum „mind like water“ genannten Zustand ein holpriger war, mitunter gepflastert mit guten Vorsätzen, in jedem Falle aber mit Stolpersteinen und Schlaglöchern.

Das fing damit an, daß das erste Buch von Allen offenbar von jemandem übersetzt worden sein mußte, der sich nicht allzu tief mit der Methode befaßt haben konnte. Die Konsequenz war, daß einige Sachverhalte und Begriffe zwar formal korrekt aber an der Sache vorbei eingedeutscht wurden und so für Verwirrung sorgten. So wurde mit „Aktenordner“ übersetzt, was im Original von „File“, „Folder“ oder „File Folder“ gewesen sein mochte, gemeint war allerdings die Art von papiernen Stehmappen, die man als Konsument von amerikanischen Serien und Filmen zumindest vom Sehen kannte. Folglich fragte man sich (zurecht irritiert), wieso es einen Effizienzgewinn darstellen solle, einen Aktenordner mit nur einem Blatt zu füllen.

Doch auch in anderer Hinsicht tat man sich bei der Umsetzung schwer, da der Guru zwar lang und breit erklärte, wie man es denn machen solle, die Wahl der dafür benutzten Werkzeuge jedoch dem Einzelnen freistellte. Das ergab und ergibt insoweit absolut Sinn, als daß GTD tatsächlich nur funktioniert, wenn man die einem selbst bequemen Werkzeuge und Hilfsmittel nutzt; nur das, was ich als benutzerfreundlich erlebe und damit schnell und problemlos nutzen kann, verwende ich gerne und durchgängig. GTD ist also „tool agnostic“, wie es manche formulieren. Man ist also gefordert, sich an die GTD-Methode zu gewöhnen und zugleich die richtigen Werkzeuge zu finden. Man baut sich also sein vertrauenswürdiges System zusammen und experimentiert parallel mit Zeitplanern, Kalendern, Word- und Excel-Dokumenten, PDA, Smartphone und cloud-basierten Services herum.

Die Konsequenz ist die, daß man fast zwangsläufig Rückschläge und Mißerfolge erlebt, denn: Einerseits hat die Gewöhnung an die GTD-Methode etwas mit Übung und Routine zu tun, und die muß man erst entwickeln. Andererseits lernt man gleichzeitig, was alles an Werkzeugen nicht funktioniert. Es besteht also die Gefahr, daß sich sowohl die Frustration als auch der Berg an aufgegebenen Werkzeugen anhäufen (ich denke da mit schmerzlichem Lächeln an die drittoberste Schublade meines Schreibtisch-Containers, die voller Notizbücher, Blöcke und Kalender ist …). Der Verzweifelte irrt dürstend und Orientierung erheischend durch die Wüste, auf der Suche nach Labung und einem Führer auf dem Weg ins gelobte Land.

Also sucht man sich Rat und findet im Internet Unterstützung in Foren, Blogs, Communities. Dabei stellt man erfreut fest, daß man nicht alleine in seiner Blödheit ist. In trauter Gemeinschaft (seeking strength in numbers) befaßt man sich nun mit Herangehensweisen, Techniken und Tools, diskutiert Schismen und Fortschreibungen des einzig wahren Systems, kurzum – das gerne als productivity pr0n bezeichnete Verhalten geht in die nächste Runde. Eine Frage aber schwebt dräuend wie ein Nazgul über der versammelten Herde: Wieso kriege ich es nicht hin? Der Eingangskorb wird doch mehr oder minder regelmäßig durchgearbeitet, die ToDo-Listen sind eigentlich auf dem neuesten Stand und die Projekte sauber abgelegt. Gleichwohl, es klappt irgend wie nicht. Ach Menno!

Nun, ich hätte da eine Theorie im Angebot, oder zumindest ein paar Hypothesen. Wenn ich es recht verstehe, bietet GTD zunächst einmal eine Antwort auf die Frage, wie man das „Zeug“, das sich in den eigenen Lebensbezügen sammelt, sinnvoll erfaßt, sortiert und dann verarbeitet und erledigt bekommt. Das ist super und es funktioniert, weil David Allen tatsächlich eine strukturierte und nachvollziehbare Vorgehensweise dafür anbietet. Personen, die sich auf GTD stürzen, haben für gewöhnlich einen Grund dafür: Sie suchen Hilfe bei Bewältigung ihres Alltages. Wie jeder, der in einer Notlage ist, wollen sie eine schnelle Lösung für ihr Problem finden. Also machen sie sich diese Techniken natürlich schnell zu eigen, da sie sich davon eben diese Lösung erhoffen.

Es wird aber eines regelmäßig übersehen. GTD ist nämlich mehr als Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen und Durchführen. Bisher ist nur das Wie geklärt, es wäre aber notwendig, sich die Frage nach dem Warum zu stellen. Wenn ich mir nicht klar bin, warum ich etwas tue und was ich erreichen will, dann fehlt mir ein wesentliches Sortierkriterium. Wie ist das gemeint? Nun, GTD bietet bietet eben auch eine Methode dafür, die Kriterien zu finden, nach denen man sein Zeug sortiert und verarbeitet bekommt. Mit den „Horizons of Focus“, also den Zielhorizonten können Ziele und Prioritäten in einzelnen Verantwortungsbereichen sowie mittel- und langfristige Ziele und Visionen, die das eigene Handeln leiten formuliert werden. Wenn man das nicht zumindest in Ansätzen macht – also mindestens so weit, wie der zu beackernde Rahmen reicht – dann wird man unweigerlich scheitern. Nichts Anderes liegt Allens Modell der Natürlichen Planung zugrunde und genauso muß es auch in jeder Skalierung von Projekt über Verantwortungsbereiche bis zur Lebensplanung gehen.

Eine funktionierende Selbstorganisation muß sich also an Zielen und Visionen ausrichten, die einen möglichen Korridor für das eigene Handeln bahnen, also das Warum behandeln und berücksichtigen. Dann muß sie die Frage nach dem Wie beantworten, indem sie Methoden bereitstellt, um innerhalb diesen Korridors die alltäglichen Anforderungen strukturiert zu bewältigen. Schließlich muß sie auf Werkzeugen beruhen beziehungsweise sich solcher Werkzeuge bedienen, die benutzerfreundlich (einfach zu benutzen, klar und einleuchtend in der Funktionalität, dem eigenen Denk- und Handlungsstil angenehm) sind; es muß also klar sein, womit gearbeitet wird.

David Allen gibt in „Ich schaff das!“ übrigens selbst zu, daß er in „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ den Aspekt der Zielhorizonte weniger tief behandelt hat als die Schritte zum Bewältigen des Zeugs – eben weil viele Leute zunächst eine schnelle Problemlösung suchen. Er betont aber auch, daß – in einem angemessenen Rahmen – die Zielhorizonte geklärt sein müssen, wenn man die Dinge geregelt kriegen will. Mir drängt sich dabei die Vermutung auf, daß es sich dabei um ein Kulturphänomen handelt. Allen ist Amerikaner, schreibt als Amerikaner für Amerikaner. Man gewinnt als Europäer – zumal als Deutscher – leicht den Eindruck, daß US-Amerikaner ein ganz anderes Verhältnis zum Bereich Sinn, Ziel und Zweck in Leben und Handeln haben. Religiosität und Spiritualität haben anscheinend eine wesentlich größere Bedeutung im Alltag der US-Amerikaner. Auch Allen ist als Geistlicher („ordained minister“) einer religiösen Gemeinschaft diesbezüglich geprägt (man beachte in diesem Zusammenhang beispielsweise auch, daß Stephen R. Covey, Autor des Buches „Die sieben Wege zur Effektivität“, Mormone ist). Es könnte also sein, daß Allen unterstellt, daß seine Leser eine mehr oder minder klare Position zum Warum ihres Lebens und Handelns haben, er hier also weniger ins Detail gehen müsse. Für das deutsche Publikum ist diese Annahme jedoch vermutlich weniger gültig. EDIT 2014-04-06: Im Zusammenhang mit dieser Thematik sei auf diese Studie in englischer Sprache verwiesen, die man auch bei researchgate herunterladen kann.

Beim Lesen des Buches „Ziele erreichen – Zukunft gestalten. 37 Erfolgsbausteine für das Selbst- Ziel- und Zeitmanagement“ von Werner Bayer und Christoph Beck, in dem die von der Firma Helfrecht propagierte Methode behandelt wird, kam ich nicht umhin, eine große Nähe zwischen der Helfrecht-Methode und GTD zu beobachten. Ich bin nun der Meinung, daß sich beide Methoden wunderbar ergänzen, ohne dabei verfälscht zu werden.

Die Helfrecht-Methode unterstützt auf eine wie ich finde sehr strukturierte Weise die Beantwortung der Frage nach dem Warum, da sie das Pferd nachvollziehbar begründet von vorne aufzäumt und vor das Handeln eine Analyse der Ausgangssituation und darauf aufbauend eine Zielplanung setzt, die in eine Operationalisierung mündet. Interessanterweise wird auch hier das sofortige Aufschreiben von Ideen, das schriftliche Planen und das Auslagern in ein System außerhalb des Kopfes propagiert. Im Alltag bietet GTD mit den 5 Schritten Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen und Durchführen sowie den Handreichungen zur Wochendurchsicht und zum Durcharbeiten von hereinkommendem Zeug alltagstaugliche Techniken an, unterstützt uns also beim Wie. Dabei stellen die Anregungen aus der Helfrecht-Methode  aus GTD-Anwendersicht eine wunderbare Ergänzung dar und decken sich teilweise mit GTD und dessen Abwandlungen wie z. B. ZTD (Tageslisten, große Brocken, …). Zusätzlich bindet die Helfrecht-Methode jedoch den Bereich des Warum in regelmäßiger und strukturierter Weise in den Alltag ein und unterstützt den Anwender so beim zielorientierten Handeln. Schließlich bietet Helfrecht mit dem eigenen Planer ein meiner Ansicht nach durchdachtes und dabei hinreichend einfach zu benutzendes Werkzeug für den Alltag an, bietet also auch ein Angebot für das Womit an. Dieser Planer ist meiner Ansicht nach (in der Tagesplan-Variante) einwandfrei GTD-kompatibel.

Wer also bei der Umsetzung von GTD herumeiert, könnte sich überlegen, ob eine Beschäftigung mit dem Warum hinter dem eigenen Handeln zur Verbesserung beim Dinge-geregelt-kriegen führt. Wer glaubt, dabei eine gewisse Führung zu benötigen, könnte den Versuch wagen, sich zumindest mit den Prinzipien der Helfrecht-Methode auseinanderzusetzen. Ausdauernde Werkzeugsucher wiederum seien auf die Möglichkeit zum 14-Tage-Test des Helfrecht-Planers verwiesen. Ich vermute, daß letzteres wahrscheinlich leichter zu überzeugen vermag, wenn man das Buch von Bayer und Beck vorher gelesen und damit etwas Einblick in die hinter dem Planer stehende Methodik gewonnen hat.

 

Note bene: Dieser Artikel beabsichtigt nicht, irgendwelche Urheberrechte oder Copyrights zu verletzen. Er stellt lediglich eigene Ansichten, Erfahrungen und Erlebnisse des Autors dar. Weiterhin besteht keine werbende Absicht; der Autor erhält von keiner der genannten Personen oder Organisationen eine finanzielle oder materielle Vergütung als Gegenleistung für Nennung oder Verlinkung.

Category: Dinge geregelt kriegen, Tips & Tools | Tags: , , 2 comments »

2 Responses to “GTD und die Helfrecht-Methode – Überlegung zu Synergien”

  1. Jörn Peters

    Danke für die Info. Das ist ein weiterer Baustein bei meiner Selbstorganisation. Ich bin seit Jahren HelfRecht-Anwender und Teilnehmer der Planungstage.

    Ich möchte hinzufügen, dass die Selbstorganisation erst dann gelöst werden kann, wenn man für sich geklärt hat, welche Aufgaben tatsächlich die eigenen Aufgaben sind. Prioritäten helfen hier zunächst sicherlich weiter, in Regel ist das Problem der Selbstorganisation auch deshalb nicht lösbar („…Ach Menno…“) weil die natürlich zufließende Aufgabenfülle gar nicht bewältigt werden kann.

    Hier hat mir und hilft mir immer noch die sog. 1-Minuten-Management-Methode. Das kommt wieder aus dem amerikanischen. Inzwischen gibt es dazu eine Serie von Bücher. Erster Ansatz sollte das Urwerk, der „1-Minuten-Manager“ sein. Dann die „Praxis des 1-Minuten-Managers“ und danach der „1-Minuten-Manager und der Klammeraffe“. Alles sehr kleine und anschauliche Bücher, die jeweils in max. 4 Stunden durchgelesen werden können.

    Danach sollten sich die eigenen Aufgaben verringern,… ein langer Prozess, der bei uns insbesondere einen langwierigen Prozess im Bereich des Personalmanagements auslöste… am Ende aber zum Erfolg führt. Die Aufgaben lösen sich ja nicht einfach auf, sie müssen von irgendwem gemacht werden, also benötigt man gutes Personal.

    Ich werde jetzt einmal versuchen GTD – HelfRecht und das Minutenmanagement übereinander zu legen und hoffe dann auf den Zustand des wasserklaren Geistes. Allein dieser Begriff ist die bisher beste Beschreibung eines meiner wichtigsten Lebensziele.

    Vielen Dank dafür und vielleicht gibt es ja noch einen weiteren konstruktiven Austausch.

    Jörn Peters

  2. Andreas

    Hallo Herr Peters,

    es freut mich zunächst einmal, daß mein Blog-Eintrag Ihnen von Nutzen ist.

    Ich möchte hinzufügen, dass die Selbstorganisation erst dann gelöst werden kann, wenn man für sich geklärt hat, welche Aufgaben tatsächlich die eigenen Aufgaben sind. Prioritäten helfen hier zunächst sicherlich weiter, in Regel ist das Problem der Selbstorganisation auch deshalb nicht lösbar (“…Ach Menno…”) weil die natürlich zufließende Aufgabenfülle gar nicht bewältigt werden kann.

    Ich stimme Ihnen da absolut zu – das ist allerdings auch ein Zweck der 5 Schritte; man klärt vereinfachend gesagt, was denn da zu tun ist und ob überhaupt etwas zu tun ist und ob es etwas ist das man selbst zu tun hat (andernfalls delegiert man es nämlich stante pede).

    Weiterer konstruktiver Austausch ist jederzeit gerne gesehen! Insbesondere interessiert mich diese 1-Minuten-Management-Methode.

    Viele Grüße

    Andreas Wegner


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