Category: Dinge geregelt kriegen


Schlüsselstämme

Januar 18th, 2014 — 5:34pm

Schlüsselstamm – den Begriff haben Sie vielleicht schonmal gehört. Damit bezeichnet(e) man in der Flößerei jenen Baumstamm, dessen Entfernung dazu führt, daß eine Aufstauung von Baumstämmen in einem Fluß sich auflöst. Es gab offenbar Spezialisten, deren Aufgabe einzig darin bestand, diesen einen Stamm zu finden.

Heute ist mir wieder einmal bewußt geworden, daß es Schlüsselstämme nicht nur in der Flößerei gibt, sondern überall da, wo sich Dinge oder Angelegenheiten aufstauen. Ich hadere seit einiger Zeit damit, daß sich bei mir viel Material ansammelt, das ich sinnfällig ablegen will, um es als Referenzablage (mithin Wissensspeicher) nutzen zu können, sei es als Material für Seminare oder einfach für Textproduktion oder für anderes. Nun habe ich zwar seit langem ein System für die Ablage entwickelt, das mir das problemlose Wiederauffinden erlauben würde und für Seminarunterlagen, -entwürfe und dergleichen habe ich ebenfalls eine eigene Ablagelogik erdacht – allein ich kam nicht damit voran, wie sehr ich auch grübelte und kreißte. Vorhin jedoch ist es mir wie Schuppen von den Augen gefallen: Ich benötige schlicht und ergreifend einen weiteren Aktenschrank und gegebenenfalls weitere CLASSEI- und/oder MAPPEI-Boxen, daran allein hängt es nämlich. Da ich den Schlüsselstamm nunmehr gefunden habe, dürfte sich die Stauung in Bälde auflösen.

Wenn Sie mal wieder irgendwo nicht weiterkommen, könnte es Ihnen helfen, einfach mal in Ruhe darüber nachzudenken, wo sich der Schlüsselstamm Ihres Problems befindet. Also machen Sie sich einen Kaffe oder so und denken Sie nach, anstatt in hektischen Aktionismus zu verfallen 😉

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Verschwendung und Überfluß

August 3rd, 2013 — 11:04am

Die Tage ging mein Vorrat an Notizblöckchen für den Helfrecht-Planer zuende und ich mußte Nachschub bestellen. So ein Blöckchen AM2-B mit 50 Blatt kostet 3,40 Euro, die von mir bestellten fünf Blöckchen inklusive Mehrwertsteuer und Versand kamen also auf insgesamt etwas über 19 Euro. Das erscheint teuer, wenn man bedenkt, daß ein einfaches kariertes A6-Blöckchen im Schreibwarenhandel nicht einmal die Hälfte kostet. Genau hier fing ich an, nachzudenken über Verschwendung und Überfluß.

Es liegt da nämlich eine beliebte Fehlerquelle bei der Selbstorganisation; man stattet sich mit tollen Tools aus, die in Anmutung und Haptik süüüpersexy sind – und dann traut man sich nicht, sie einfach als profanes Werkzeug einzusetzen und jeden noch so kleinen Murks damit zu bearbeiten. Wenn’s aber funktionieren soll, dann muß die unbedingte Bereitschaft da sein, auch so etwas banales wie „heute Abend Mülltonne vor’s Haus stellen“ auf den 3,40-Euro-Luxusblock zu schreiben und das Blättchen nach Erledigung in den Papierkorb zu befördern, ohne auch nur mit den Wimpern zu zucken. Das gilt umso mehr, als so ein Notizblock nur ein Erfassungswerkzeug ist und eben überall und jederzeit nutzbar sein soll – GTD-Nutzer nennen sowas ubiquitous capture tool, also allgegenwärtiges/universelles Werkzeug zum Einfangen (von Ideen und Einfällen). Kurzum: Man muß bereit sein, so ein Werkzeug als verschwendbar und im Überfluß vorhanden zu betrachten, sonst ist es unnütz.

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Eine Woche Helfrecht – kurzes Zwischenfazit

Februar 19th, 2013 — 11:28pm

Wie ich im letzten Beitrag andeutete, beschäftige ich mich gerade mit der Helfrecht-Methode. Mittlerweile ist die erste Woche der 14 Tage kostenlosen Planer-Testens um – 2 Tage davon sind bereits Arbeitstage (letzte Woche habe ich mir den Luxus gegönnt, Urlaub zu machen). Erstes Fazit: Der Planer ist mittlerweile zu einem selbstverständlichen Werkzeug meines Planens und Handelns geworden, liegt sowohl im Büro als auch daheim immer in Sicht- und Griffweite auf dem Schreibtisch und wird genutzt. Es funktioniert vieles einfacher durch den Gebrauch von Tageslisten, die aus längerfristigen Überlegungen resultieren und am Vorabend erstellt werden. Wenn die zweite Woche herum ist, gebe ich hier eine ausführliche Bewertung ab.

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GTD und die Helfrecht-Methode – Überlegung zu Synergien

Februar 14th, 2013 — 12:54pm

Auf der ewigen Suche nach dem einzigen und wahren System zur Ordnung und Organisation, zum Zeit-, Aufgaben- und Zielmanagement bin ich nun zu einer neuen Methode „konvertiert“: Helfrecht.

Wenn man sich in den letzten Jahren mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt hat und dabei die einschlägigen Blogs, Foren und sonstigen Webauftritte miteinbezogen hat, kam man an einigen großen Namen und Moden nicht vorbei. Da sei beispielsweise die Simplify-Bewegung um Seiwert und Küstemnacher genannt, Covey mit seinen 7 Habits oder auch Getting Things Done von David Allen.

Gerade mit letzterem habe ich mich angelegentlich beschäftigt, habe seine Bücher „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ und „Ich schaff das!“ gekauft und gelesen und mich mehr oder minder erfolgreich an der Umsetzung versucht. Denn es klang auch zu verlockend, was David Allen uns versprach: Mit GTD sei es möglich, einen Zustand des wasserklaren Geistes zu erreichen – quasi Satori für den gestreßten Multitasker in der Dienstleistungsgesellschaft– und jederzeit alles im Griff zu haben. Man müsse sich nur Klarheit über seine Aufgaben verschaffen und alle anstehenden Angelegenheiten in ein „Trusted System“, also eine verlässliche, individuell zu schaffende Struktur von Ablage, Listen und Plänen einpflegen, die sich _außerhalb des eigenen Kopfes_ befinden müsse und der man blind vertrauen kann. Diese sei nun regelmäßig durchzusehen und dann abzuarbeiten. So weit so einfach. Die Praxis allerdings zeigte, daß der Weg zum „mind like water“ genannten Zustand ein holpriger war, mitunter gepflastert mit guten Vorsätzen, in jedem Falle aber mit Stolpersteinen und Schlaglöchern. Continue reading »

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Wer tun will muß auch machen können …

Februar 13th, 2013 — 12:28pm

Die bittere Erkenntnis des Tages: Wenn man etwas machen will, die dafür notwenigen Hilfsmittel und Materialien jedoch nicht da hat, dann muß man es lassen und erstmal die Hardware besorgen. Das ist besonders ärgerlich, wenn man seit drei Tagen weiß, was man heute tun will. Merke auf: Immer schön vorbereiten.

Ich habe jetzt erstmal Mappen bestellt, damit ich den Eingangskorb auf meinem Schreibtisch leeren kann. Wenn CLASSEI so schnell liefert wie gewohnt, dann kann ich morgen ans Werk …

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Tage wie diese …

Mai 17th, 2012 — 5:21pm

Was macht man nicht alles an so einem schönen, sonnigen Tag; Rechnungen schreiben, Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen verfassen. Letzteres übrigens mit einem irgendwie schlechten Gewissen. Da muß ich einfach härter werden – nach einem halben Jahr ohne Zahlungseingang respektive 4 Monate nach einer höflichen Nachfrage über XING ist sowas schon mal gerechtfertigt, oder?

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note 2 self 2012-05-14

Mai 14th, 2012 — 1:51pm

ToDo-Listen sind in zweierlei Hinsicht eine tolle Sache: Erstens sieht man, was man erledigen muß und erhält dadurch Sicherheit und zweitens kann man sich danach am Anblick der abgehakten Punkte erfreuen. Insoweit ist heute doppelte Befriedigung erlangt worden :-)

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Texte besser verstehen mit Mindmaps

Juni 15th, 2010 — 9:13am

Über das Toolblog bin ich auf ein interessantes Video bei Youtube gestoßen. Stephen A. Richards erklärt darin, wie er sich Texte durch den überlegten Gebrauch von Mindmaps erschließt. Das geht dementsprechend auch mit Vorlesungsnotizen gut. Er zeigt in dem etwa zehnminütigen Video ein sehr schönes Beispiel, bevor er die einzelnen Schritte kurz nennt.

  1. Hauptideen, Schlüsselwörter, wichtige Zitate, … im Text oder Mitschrieb unterstreichen
  2. aus diesen Hervorhebungen und eigenen Überlegungen dazu eine erste Mindmap dahinscribbeln, um die Struktur zu finden (er macht das nur einfarbig)
  3. und aus dem Entwurf eine bunte Mindmap erstellen, die auch mit Fotos, Zeichnungen usw. bereichert werden kann und den Prozeß der Lektüre und Reflexion dokumentiert

Sounds like a plan.

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Zeitmanagement

Mai 7th, 2010 — 8:44pm

Ein wunderbares Fundstück aus dem Web, genauer aus dem GTD-Forum:

Wer seine Zeit managen will, darf sich nicht an selbiger orientieren, sondern an den Zielen, die er verfolgt.

Weil die Aufschieber nicht wissen, was sie wollen, können sie keine Prioritäten setzen. Das aber ist das wichtigste. Terminkalender vollbringen keine Wunder.

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GTD – Ordnung ohne Streß?

April 27th, 2010 — 10:22pm

Ich beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit GTD, habe das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen gelesen und mich auch durch den bisher leider nur auf englisch erschienenen Nachfolger gekämpft und infolgedessen meine Ablagemethoden, meine Selbstorganisation und mein Zeit- bzw. Aufgabenmanagement umgekrempelt: Statt Terminen und Prioritäten leiten mich nun ToDo’s, Next Actions und Kontextlisten, was ich nicht gleich erledigen kann, wandert in eine Wiedervorlage nach dem Prinzip der 43 Folder und meine Unterlagen für Studium, Beruf und Privatleben lagern nicht mehr in Aktenordnern im Regal, sondern in Einstellmappen der Firma CLASSEI, die sich in einem umgebauten Aktenschrank von IKEA in vorgereihter Ordnung (Z-A) leicht zugänglich präsentieren. Wenn ich nicht mehr weiter wußte, suchte ich Rat im ehemaligen GTD-Forum, das heute unter dingegeregeltkriegen firmiert oder mäanderte durch die (Un-)Tiefen des Web 2.0, um in einem der vielen blogs zum Thema Produktivität eine Lösung zu finden.

So meinte ich denn auch irgendwann, ich wisse nun wahrlich genug, um mich als hinreichend organisiert zu begreifen – bis ich auf ein großartiges Buch stieß, das sich mit genau dem Thema befaßt, das den deutschen (und vermutlich auch europäischen) GTD-Fans am wenigsten vertraut ist: der Ablage in Mappen. Statt jeden Vorgang fein säuberlich zu heften, zu lochen und dann in einen Aktenordner zu packen (oder allenfalls in eine Hängeregistratur), wird nun alles –zwecks besserer Auffindbarkeit möglichst kleinteilig – in papierne Mappen eingelegt und platzsparend in Schubladen oder Kisten verstaut. Was sich hier so einfach anhört, kann beim ungeübten Nutzer allerdings zu einem ordentlichen Knoten in den Gehirnwindungen führen und so manchen vom Wechsel auf diese an sich großartige Ablagemethode abhalten.

Der Buchproduzent und Verleger Frank-Michael Rommert, selbst begeisterter Mappenbenutzer, hat hier Abhilfe geschaffen und ein Vademecum im Wortsinne geschrieben. Sein bei GABAL erschienenes Buch „Ordnung ohne Streß – Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode.“ führt den geneigten Leser auf verständliche Weise in den Gebrauch von Einstellmappen ein. Viele Fotos und sieben konkrete, großteils namentlich benannte Anwendungsbeispiele aus dem Arbeitsalltag (Firmen, Selbstständige, …) verdeutlichen Anwendung und Nutzen der Ablage mit Einstellmappen auf gut nachvollziehbare Weise und bietet auch dem „Alten Hasen“ noch einiges an neuen Erkenntnissen. Das Buch bezieht sich zwar auf die Produkte von MAPPEI, diese sind allerdings mit denen der Firma CLASSEI (die von einem ehemaligen MAPPEI-Geschäftsführer gegründet wurde) vergleichbar. Das farbig gestaltete, 224 Seiten umfassende Hardcover ist meiner Meinung nach die 30 € absolut wert. Weitere Informationen finden sich auf der Seite zum Buch.

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